档案管理制度

（2018 年 10 月 12 日第一届理事会通过）

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，根据国家关于档案工作的规定精神， 结合本会实际情况制度本制度。

第二条 协会文档工作实行集中统一管理，其职责是负责收集、整理、保管和提供利用本协会范围内的文档资料。

第三条 文档工作的内容：负责收集协会在工作中形成的文件资料（如会议文件、决议、决定、纪要、记录，有收藏价值的照片、上级机关发来的有关函件、文件、工作总结、参政议政建议材料、人事任免文件等等），并按分档分类要求，做好整理、归档、收藏、保管、服务等工作。

第四条 文书处理工作必须做到及时、准确、安全。

1、收文登记

凡是上级发至协会的信、函、文件，要及时拆封、登记，然后交有关领导审阅。

2、发文处理

（1） 起草文件必须规范的使用稿纸、钢笔或毛笔书写（也可电脑打印起草文件），做 到稿面整洁。除重要文件外，一般由秘书长拟稿。

（2） 按内容要求、行文规格进行文字修饰，形成初稿，送领导审批；需要会签的文件进行会签，并加盖公章。

第五条 档案材料的收集管理

1、正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文件在前，原件在后；批复在前， 请示在后；复文在前，原文在后。

2、文件右上角，用铅笔编张号，凡有文字记载的纸张都应编号。

3、年度材料归档时间，要求在次年五月底做好。

4、按档案保管期限规定要求，分永久、长期、短期三种；长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。凡反映主要职能活动和基本历史面貌的，在工作中需要长远利用的和上级的重要文件，列为永久保管；凡在今后相当长的时间内需要查考的列为长期保管；凡属于在短期内需要查考的材料列为短期保管。